Assistant administratif - Brussels Quality Medicals - Etterbeek

Brussels Quality Medicals (BQM) gère 5 Centres Médicaux à Bruxelles ainsi que le dispensaire d’un CPAS. Toute l’équipe est constituée d’une petite trentaine de salariés et d’environ 100 médecins et paramédicaux indépendants.

En pleine croissance, BQM cherche pour l’assister dans sa gestion administrative quotidienne un(e) assistant(e) administrativ(e).

Sous la responsabilité de l’Office Manager et de la Responsable RH et en parfaite collaboration avec les responsables des polycliniques, il/elle les assiste dans l’organisation et la gestion des tâches administratives et en assure un suivi rigoureux, à jour et précis.

Vos tâches

• Gérer le courrier (réception, classement, archivage) ;
• Rédiger et mettre en page les courriers, les contrats (fournisseurs/médecins, …) ;
• Assurer un support à la facturation mensuelle ;
• Assurer le suivi des rapports hebdomadaires de l’activité opérationnelle ;
• Soutenir le management dans la gestion des fournitures et du matériel médical (gestion de contrats d’entretien et de maintenance, suivi des commandes, suivi avec les fournisseurs (demandes offres, devis), contacts avec les médecins et les centres, etc.) ;
• Effectuer des recherches diverses et en assurer le premier suivi ;
• Soutenir le management dans les tâches administratives pour des projets spécifiques ;
• Gérer des dossiers administratifs et/ou RH (et en assurer leur bon maintien et mise à jour) ;
• Mettre à jour les procédures et les tableaux de bords ;
• Assurer des tâches diverses de communication (mise à jour de base de données, site internet, communication écrite, etc.) ;
• Gérer et organiser l’agenda et les déplacements de l’Administrateur Délégué ;
• Organiser les réunions internes ;
• Être le relais, si nécessaire, au support téléphonique de la prise des rendez-vous des patients (assistance au call center) ;

Compétences recherchées

• Diplôme à orientation administrative ;
• Expérience probante (minimum 5 ans) dans un poste administratif polyvalent ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Office) et de communication (Outlook) ;
• Maîtrise parfaite du français et excellentes capacités rédactionnelles ;
• La connaissance de la seconde langue nationale est un plus ;
• Réelle faculté d’organisation et capacité à gérer les tâches en fonction des priorités et urgences ;
• Autonome et polyvalente ;
• Bonne gestion du stress ;
• Grande aisance dans le contact et la communication (collègues, médecins, patients) ;
• Respect de la confidentialité des données ;
• Rigoureux et précis dans l’exécution des tâches ;
• Forte sensibilité pour le secteur des soins de santé et des PME ;

Nous vous offrons

• Une fonction diversifiée offrant de nombreux contacts au sein d’une équipe soudée et dynamique, aux valeurs fortes ;
• Des activités variées, incluant la communication, la rédaction ou encore la gestion de données ;
• Un CDI à temps partiel, avec un package comprenant certains avantages extra-légaux ;
• Une entrée en fonction la plus rapide possible en fonction de votre disponibilité.

Nombre d'heures : 19 par semaine

Date limite de candidature : 08/11/2020

Type d'emploi : Temps Partiel, CDI

Expérience:

• Administration: 5 ans (Requis)

Formation:

• Bachelier (Souhaité)

Langue:

• Néerlandais (Souhaité)

Télétravail:

• Non