Onthaalbediende (tijdelijk)
Provincie Antwerpen
Région
Contrat
De vacature in het kort:
We zoeken voor het Departement Logistiek – Dienst Facilities & Maintenance in Antwerpen, een voltijds onthaalbediende.
Mag het iets langer?
Dat kan! Als onthaalbediende maak je deel uit van het team Hospitality. Dit team maakt deel uit van het departement Logistiek en staat in voor heel uiteenlopende en uitdagende taken:
- wij staan in voor het onthaal in de verschillende gebouwen van de provinciale site
- wij beheren het loket van de facilitaire helpdesk
- wij zorgen voor alle catering en organiseren congressen, evenementen en plechtigheden
- wij zijn ook verantwoordelijk voor alle audiovisuele ondersteuning
- wij kopen textiel en persoonlijke beschermingsmiddelen aan
- wij zijn verantwoordelijk voor het personenvervoer
- Wij zorgen voor de vending (beheer van alle automaten)
Als onthaalmedewerk(st)er kom je binnen het team Hospitality terecht bij het onthaalteam dat bestaat uit elf enthousiaste collega’s. Het is een erg energiek en flexibel team dat geen uitdagingen uit de weg gaat.
Wij zijn op zoek naar een echte teamspeler om ons team verder te versterken.
Binnen de dienst staan openheid, collegialiteit, een grote flexibiliteit en jezelf ontwikkelen hoog in het vaandel, zowel bij de medewerkers als bij de leidinggevenden.
Ben je niet bang om je grenzen te verleggen op het vlak van samenwerking, jobinhoud en werktijden dan ben je bij ons aan het juiste adres.
Wil je nog meer weten?
Super! Als onthaalbediende bij het team Hospitality heb je een heel divers takenpakket.
Het verzorgen van het contact met de bezoekers/klanten aan de balie:
- je staat in voor het onthaal van bezoekers
- je beantwoordt eenvoudige en/of routinematige vragen van externe en interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail
- je verwijst bezoekers door naar de gespecialiseerde personen en/of diensten
- je verschaft de nodige documenten/brochures
- je vraagt de nodige informatie en/of kijkt documenten na om de klant verder te kunnen helpen
- je staat mee in voor het dagelijks beheer van de parking
Uitvoeren van algemene administratieve taken:
- je verzorgt (massa)-mailings
- je behandelt inkomende en uitgaande briefwisseling
- je werkt actief mee bij het ontwikkelen en invoeren van nieuwe procedures, richtlijnen e.d.
- je staat mee in voor de klachtenbehandeling (ontvangstmeldingen, bezorgen aan behandelende dienst, soms antwoorden formuleren of aan correcte bestemmeling bezorgen)
Begeleiden congressen en plechtigheden:
- in dit kader zal je mogelijk een aantal keren per maand avond- of weekendwerk doen en/of onregelmatige uren presteren
Eventuele bijkomende specifieke taken, afhankelijk van de werkplaats:
- je beheert reservaties
- je reserveert vergaderzalen en andere accommodatie
- je verwerkt bestellingen
- je controleert de ingeplande vergaderingen en accommodatie (beamer, drank, flipcharts,…)
- je verzorgt rondleidingen
- je ontvangt hoogwaardigheidsbekleders volgens protocol
- je registreert bezoekersaantallen
- je verzorgt ticketverkoop
- je maakt dagontvangsten op (kas)
- je beheert de voorraad en inventaris
- je houdt het adressenbestand up-to-date
- je stelt standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst op
- je staat in voor logistieke en personeelsgerelateerde administratie (bv. reservatie parking, verzenden ziektebrieven,…)
Geweldig! Beantwoord je dan ook aan deze criteria?
Je beschikt over minstens een diploma hoger secundair onderwijs (vermeld duidelijk in de CV over welk diploma je beschikt)
Bovendien beschik je over onderstaande gedragscompetenties:
- mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: je zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen- klantgerichtheid: je bent steeds vriendelijk en je onderzoekt actief de noden van klanten en onderneemt acties om de dienstverlening naar klanten te optimaliseren
- samenwerken: je stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, je werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe
- omgaan met stressfactoren: je blijft kalm en rustig bij tijdelijk verhoogde druk
- optreden: je laat steeds een verzorgde, professionele indruk na bij klanten en je verwerft aandacht en vertrouwen door je houding
- flexibel gedrag: je past je aanpak en/of gedrag aan indien de concrete situatie dit vereist
- initiatief: je neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel), je houdt ervan om dingen zelf uit te zoeken
- assertiviteit: je kan op een beleefde doch correcte en kordate manier omgaan met moeilijke klanten
Hiernaast beschik je over volgende kenniscompetenties:
- basiskennis van moderne informaticatoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)- basiskennis Frans en Engels: mondeling
- kennis van de interne veiligheid, of dit binnen zeer korte termijn eigen maken
- kennis van protocol en etiquette
- basiskennis van de structuren en domeinen van het provinciebestuur Antwerpen
Bijkomende aandachtspunten:
- bereid zijn tot avond- en weekendwerk en/of onregelmatige urenWij bieden jou een geïndexeerd loon waarbij je start in salarisschaal C1: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.045,37 - € 3.313,35.
Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.
Met extralegale voordelen:
- gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten- maaltijdcheques van 8 EUR
- gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk
- fietsvergoeding
- 36 dagen jaarlijkse vakantie
- extra legaal pensioen voor contractuele functies
- aanvullende ziekteverzekering
- diverse opleidingsmogelijkheden
- personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten
- glijdende werkuren
Wil je als onthaalbediende bij provincie Antwerpen aan de slag, dan doorloop je eerst de volgende selectiestappen:
- Cv-screening, waar op basis van motivatie en relevante ervaring maximaal 10 kandidaten naar het volgende selectieonderdeel doorgaan.
- Competentiegericht interview: 30 maart 2022 in het provinciehuis (hou deze datum alvast vrij in je agenda).
Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.Waar wacht je nog op?
Je bent duidelijk geïnteresseerd. Top! Dan moet je er voor gaan. Je kandidaat stellen doe je zo:
• Solliciteer ten laatste 20 maart 2022 via de solliciteer knop. Overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en cv waarom deze job jou op het lijf geschreven is.
Praktisch:
- We bieden je een voltijdse contractuele functie met een vervangingsovereenkomst- Je zal werken in het gloednieuwe provinciehuis in Antwerpen
- Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Karin Canfyn (tel. 03 240 64 95 of email [email protected] ). Voor meer info over de selectieprocedure, de verloning en de extralegale voordelen kan je terecht bij Inge Beyens, consulent werving & selectie (tel. 03 240 54 33 of email [email protected] ).