Office Manager
Brabanthal NV
Région
Contrat
Over de Brabanthal
De Brabanthal is een evenementenhal en vergadercomplex in Leuven met een welgevulde agenda. Het complex verwelkomt een grote verscheidenheid aan beurzen en evenementen. Een klein team van vaste medewerkers leidt de activiteiten in goede banen, met een sterke focus op klantvriendelijkheid. Elk van de medewerkers gaat tot het uiterste om van elk event een succes te maken.
Jouw missie
Als office manager van de Brabanthal is het jouw missie om de manager en project managers van de Brabanthal te ondersteunen op het gebied van administratie, HR, communicatie en facility management.
Je takenpakket bestaat uit (maar is niet gelimiteerd tot)
- Administratie
- Je staat in voor inkomende en uitgaande communicatie (post, mail, telefoon, …)
- Je verzorgt het onthaal van bezoekers op kantoor
- Je bent verantwoordelijk voor het vergadercentrum; je verwerkt de aanvragen, maakt de afspraken met de klanten en volgt de werking van het vergadercentrum op. Occasioneel spring je ook in bij de operationele werking van het vergadercentrum.
- Je bereidt de vergaderingen voor de Raad van Bestuur voor in samenwerking met de manager en fungeert als meeting facilitator, inclusief het opmaken van de meeting minutes en verslagen
- HR
- Je verzorgt de opvolging van de personeelsadministratie
- Je stelt de uurroosters op in het kader van evenementen
- Communicatie
- Je staat mee in voor het opvolgen en uitvoeren van het communicatieplan
- Je bent, in samenwerking met de manager, verantwoordelijk voor het beheer van de social media en website van de Brabanthal
- Office & facility management
- Je bent verantwoordelijk voor de inkoop en opvolging van bestellingen
- Je ondersteunt de manager bij het facility management van het complex
- Je staat in voor het beheer van het wagenpark
Wie zoeken we?
- Je bent dynamisch, neemt graag initiatief en gaat proactief om met verantwoordelijkheden
- Je bent sterk organisatorisch aangelegd en brengt structuur in alles wat je onderneemt
- Je bent flexibel en stressbestendig
- Je hebt een goed analytisch denkvermogen en bent een geboren planner
- Je kan zowel in nauw teamverband samenwerken als zelfstandig projecten en opdrachten afronden
- Je kan gemakkelijk schakelen tussen de verschillende aspecten van de functie, met oog voor detail
- Je hebt uitstekende communicatie- en sociale vaardigheden
- Je spreekt uitstekend Nederlands. Engels en/of Frans zijn een troef.
- Je hebt een goede beheersing van het Office pakket (Word, Excel, Powerpoint, …)
- Je hebt voldoende affiniteit met de digitale wereld (social media, conference calling, Google Workspace, …)
- Je hebt minstens een bachelor hoger onderwijs of bent gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt een eerste werkervaring opgedaan (min. 3 jaar)
Wat je van ons mag verwachten
- Een uitdagende en dynamische rol in een organisatie die investeert in haar medewerkers
- Een team met een zeer horizontale structuur en een gemoedelijke sfeer
- Ruimte voor een flexibele invulling van je job waarbij avond- of weekendwerk eerder uitzonderlijk zijn waardoor een goede work-life balance kan bereikt worden
- Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen
Geïnteresseerd?
Lijkt deze uitdaging wel wat voor jou? Stuur dan je cv met motivatiebrief via de onderstaande sollicitatieknop met referentie “Office Manager Brabanthal”. Solliciteren kan tot en met 10 januari 2022.