Office manager

De vacature in het kort:

We zoeken voor het Departement Vrije Tijd – Dienst Vrijetijds- en Landschapsbeleving in Antwerpen, een office manager.

Mag het iets langer?

Als office manager bij de Dienst Vrijetijds- en Landschapsbeleving maak je deel uit van een dynamisch team waarbij je samen met je collega’s intens samenwerkt met het departementshoofd Vrije Tijd, de werking van de groen- en recreatiedomeinen ondersteunt en de brug legt tussen de concrete werking van de domeinen, en Toerisme én het beleid van de provincie. Je ondersteunt het diensthoofd door de coördinatie van de administratieve technische financiële processen.

De provincie Antwerpen voert een vrijetijdsbeleid waarbij we zoveel mogelijk mensen tijdens hun vrije tijd op een kwaliteitsvolle en duurzame manier kunnen laten participeren aan recreatie, toerisme, open ruimte en groen. Het Departement Vrije Tijd bestaat uit enkele eerder beleidsondersteunende ‘binnendiensten’ (Dienst Vrijetijds- en Landschapsbeleving en Dienst Toerisme), gekoppeld aan beleidsuitvoerende ‘buitendiensten’ (of het eigen publieksaanbod aan groen- en recreatiedomeinen).

Meer info over het Departement Vrije tijd, de provinciale domeinen en entiteiten kan je terugvinden op https://www.provincieantwerpen.be/vrije-tijd.html.

Wil je nog meer weten?

Super! Je takenpakket bestaat uit:

• Het structureel organiseren en bewaken van het digitaal dossierbeheer van de dienst. Je zet het informatiebeheer van de dienst op punt (sharepoint, M-schijf archivering, … ).
• Je hebt een structureel overzicht en kan toelichten geven over de opvolging van het meerjarenplan, de jaarlijkse budgetopmaak en de financiële en inhoudelijke opvolging in BBC en Mercurius (provinciale boekhoudpakket).
• Je coördineert en geeft input over heel de BBC beleidscyclus van het departement Vrije Tijd.
• Je volgt de entiteiten met eigen rechtspersoonlijkheid / verzelfstandigde agentschappen (APB’s en EVAps) op binnen het departement in functie van de werking en rapportering aan de bestuursorganen, inclusief interpretatie balans- en resultatenrekening.
• Je neemt de rol op van DPO (Data Protection Officer) binnen het Departement Vrije Tijd:
  • Je ziet toe op de naleving van de GDPR-regelgeving.
  • Je verzamelt informatie om de verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens te identificeren.

Nog steeds geïnteresseerd?

Geweldig! Beantwoord je dan ook aan deze criteria?

• Je beschikt over minstens een master denkniveau en 2 jaren relevante beroepservaring. Indien je voldoende ervaring hebt maar geen masterdiploma of een diploma daarmee gelijkgesteld, nodigen we jou uit om deel te nemen aan een capaciteitsproef op masterniveau (abstracte, numerieke en verbale redeneerproef) op 10 of 11 maart 2022. Als je hiervoor slaagt, kan je verder solliciteren.
• Je houdt van cijfers en financiële analyses.
• Je hebt oog voor detail.
• Jouw uitzonderlijk organisatietalent zorgt ervoor dat je moeilijke taken en opdrachten die onderhevig zijn aan onvoorziene omstandigheden steeds tijdig en correct weet uit te voeren.
• Je flexibiliteit maakt het mogelijk om snel te schakelen waar nodig.
• Je neemt verantwoordelijkheid op en werkt graag zelfstandig.
• Je hebt kennis van de regelgeving rond informatieveiligheid en GDPR of bent bereid je hierin te verdiepen.
• Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en internettoepassingen. Ook nieuwe ICT applicaties schrikken je niet af. Je gaat graag de uitdaging aan om je hierin in te werken en je krijgt ook je collega’s mee.
• Je kan je weg vinden in de wetgeving noodzakelijk voor bepaalde opdrachten.
• Jij kan eenduidig leesbare documenten opstellen, beknopt en ter zake, met een duidelijke structuur.
• Affiniteit met het werkveld vrije tijd is een pluspunt.

Werk je reeds bij de provincie Antwerpen of een ander openbaar bestuur? Bekijk dan of je voldoet aan de voorwaarden voor bevordering, interne mobiliteit of externe mobiliteit. Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met Cindy Caluwaert, consulent werving & selectie ([email protected] of 03 240 54 12).

Dan zal dit je zeker overtuigen…

A1-niveau:

Wij bieden jou een geïndexeerd loon waarbij je start in salarisschaal B1: het bruto maandsalaris ligt tussen € 3.170,07 - € 4.932,83.

Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.

Met extralegale voordelen:

• gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten
• maaltijdcheques van 8 EUR
• gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk
• fietsvergoeding
• 36 dagen jaarlijkse vakantie
• extra legaal pensioen voor contractuele functies
• aanvullende ziekteverzekering
• diverse opleidingsmogelijkheden
• personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten
• glijdende werkuren
• flexibele mogelijkheden voor telewerken

Wil je als office manager bij provincie Antwerpen aan de slag, dan doorloop je eerst de volgende selectiestappen:

• CV-screening, waar op basis van onderstaande criteria maximaal 12 kandidaten naar het volgende selectieonderdeel doorgaan:
  • ervaring in opvolging van financieel en administratieve processen
  • ervaring in office management
  • persoonlijke motivatie
• Opdracht ter plaatse, competentiegericht interview en eindselectie: 28 maart 2022 in het provinciehuis, Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen

Houd deze datum alvast vrij in je agenda.
Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.

Waar wacht je nog op?

Je bent duidelijk geïnteresseerd. Top! Dan moet je er voor gaan. Je kandidaat stellen doe je zo:

• Solliciteer ten laatste 6 maart 2022 via de solliciteerknop. Overtuig ons met een korte motivatiebrief en CV waarom deze job jou op het lijf geschreven is.

Praktisch

• We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan.
• Je zal werken in het prachtige provinciehuis: Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen.
• Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Ria Janssens, diensthoofd Dienst Vrijetijds- en Landschapsbeleving (tel. 03 240 58 39 of email [email protected]).
• Voor meer info over de selectieprocedure, de verloning en de extralegale voordelen kan je terecht bij Cindy Caluwaert, consulent werving & selectie (tel. 03 240 54 12 of email [email protected]).