Manager Internal Services
visit.brussels vzw
Région
Bruxelles
Contrat
Durée indéterminée
visit.brussels est l'agence de communication du tourisme et de la culture de la Région de Bruxelles-Capitale à l’attention de ses habitants, des Belges et des visiteurs étrangers. Son but est d'étendre et renforcer l'image de Bruxelles en qualité de capitale de 500 millions d'Européens ».
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visit.brussels: we make you love Brussels!?
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visit.brussels est un Organisme d’Intérêt Public de la Région de Bruxelles-Capitale?(O.I.P.)?qui emploie?180 personnes.?
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Visit.brussels?dynamise la ville et créé des expériences uniques?tant pour ses habitants que pour ses visiteurs.???
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Description de la fonction
Place dans la société
Dépend du Director Finance & Operating
Mission
Assurer la coordination opérationnelle, superviser et gérer les collaborateurs du service Internal Services ainsi qu’optimiser des fonctionnements et procédures internes afin de garantir le fonctionnement de l’ensemble des activités dans le cadre légal, selon le respect des budgets et selon la stratégie, de fournir l’ensemble des collaborateurs en matériels, outils, services et installations informatiques et de téléphonie
Responsabilités & activités
Coordination opérationnelle du service
Gestion d’équipe
Gestion des services internes
Dépend du Director Finance & Operating
Mission
Assurer la coordination opérationnelle, superviser et gérer les collaborateurs du service Internal Services ainsi qu’optimiser des fonctionnements et procédures internes afin de garantir le fonctionnement de l’ensemble des activités dans le cadre légal, selon le respect des budgets et selon la stratégie, de fournir l’ensemble des collaborateurs en matériels, outils, services et installations informatiques et de téléphonie
Responsabilités & activités
Coordination opérationnelle du service
- Superviser les missions de son service
- Définir les objectifs de son service, s’assure que les objectifs soient réalisés
- Anticiper, diriger et superviser les activités du service (charge de travail, attribution des responsabilités, des objectifs, moyens mis à disposition, planning, etc...)
- Participer au processus budgétaire et au plan stratégique annuel
- Assurer le suivi de son budget, des dépenses et le reporting des comptes du service, traiter tout dérapage
- Définir, partager, implémenter et adapter le plan d’action du conformément à la stratégie, au budget et au planning
- Assurer le suivi administratif du service (procédures, marchés publics,…)
Gestion d’équipe
- Relever et contrôler les présences/gérer les congés
- Contrôler le travail presté, le plan d’action
- Motiver, impliquer, donner des signes de reconnaissance et des responsabilités qui favorisent l’autonomie
- Déléguer les tâches et responsabilités, guider dans la recherche de solutions, soutenir le collaborateur dans ses difficultés et ses décisions
- Détecter les besoins en formation et veiller au développement des compétences des collaborateurs
- Réaliser les entretiens de fonctionnement des collaborateurs qui lui rapportent
- Développer et encourager le travail d’équipe : planifie des réunions d’équipe et individuelles, organise le travail en mode projet, conçoit et met en application les procédures, gère les conflits internes
Gestion des services internes
- Superviser la centralisation des différentes dépenses de l’organisation afin de les mutualiser pour réaliser des accords-cadres
- Mettre en place des plans de communication et entretenir les contacts avec les contrôleurs et les fournisseurs
- S’assurer que les dépenses sont éligibles à la réalisation du plan d'action & dans le respect du budget
- S'assurer de la rédaction de la lettre d’orientation dans le respect des délais
- S’assurer du respect du contrôle interne
- Superviser les processus dépenses achats, (bon de commande, note de frais, perdiem, etc..) et la passation de l’ensemble des marchés publics
- Sensibiliser les collaborateurs sur les délais des marchés publics
- Superviser la mise place d’un catalogue des produits et services
- Superviser la confection du budget annuel (ajustement, ventilation) et la justification des rapports de subsides
- Préparer et planifier les audits (Commissaires aux comptes & Cour des comptes)
- Superviser l’entretien et le maintien de l’infrastructure IT
- Se tenir informer des nouvelles applications technologies
- Superviser et coordonner l’implémentation et le développement des applications software achats (SAP, Power automate, 3P, Teams, Ms Project)
- Automatiser les procédures de demande et de livraison
Profil
- Universitaire ou expérience équivalente (comptable, juriste, Science Po, Economie)
- 5 ans d’expérience
- Bilingue
- Connaissance du secteur public
- Flexible
- Compétence en gestion de projet
- Capable d’organiser son temps et de travailler sur plusieurs projets en parallèle
- Capacité à collaborer avec de nombreux acteurs différents
- Capacité à travailler efficacement de manière indépendante et en équipe
- Resistance au stress
- Esprit d’initiative et gestion du changement
Les candidatures doivent être envoyées avant le dimanche 26/06/2022.