Assistant Facilities

Au sein de la direction des Services généraux, vous assistez le chef de département logistique, accueil, indicateur (M/F/X) en assumant les tâches administratives inhérentes au département.

Vous contribuez au bon fonctionnement et à l’image de citydev.brussels en fournissant des prestations de qualité.

VOS ACTIVITÉS

POLE LOGISTIQUE

• Vous assurez le suivi administratif des marchés publics liés au pôle « achats «  du  département (vêtements de travail, consommables cafétéria, matériel et produits de nettoyage, fournitures de bureau, papier, mobilier…) , vous encodez les marchés dans le logiciel 3P …)
• Vous faites le suivi auprès des fournisseurs (courriers, bons de commande, renons, etc.)
• Vous vous chargez de diffuser les informations liées au facility management en interne
• Vous gérez les stocks de matériel (via SAP)
• Vous assurez le suivi des contrats liés au siège social et à la copropriété sous la supervision du chef de département
• Vous assistez le chef de département dans la gestion des emplacements des places de parking pour le personnel de citydev
   

POLE SECRETARIAT

• Vous faites le suivi des courriers
• Vous êtes responsable de la bonne tenue des agendas
• Vous êtes chargé de la prise de notes lors des réunions
• Vous rédigez les PV des organes de gestion, etc.
   

POLE COURRIER/INDICATEUR

• Vous triez, référencez, copiez, classez puis distribuez le courrier entrant et envoyez le courrier sortant ;
• Vous assurez, en collaboration avec un prestataire externe la gestion administrative et financière (encodage des bons de commande et paiement des factures) des abonnements aux journaux et magazines ;
   

POLE ACCUEIL Et INTENDANCE : rôle de back-up en cas d’absence

• Vous répondez aux appels téléphoniques et les canalisez vers les services ou les collaborateurs concernés 

• Vous accueillez les visiteurs et fournisseurs et les dirigez vers les services compétents
• Vous veillez à l’occupation des places de parking de citydev selon les règles et procédures en vigueur
• Vous vous occupez de l’intendance relative aux réunions telle la réservation des salles de réunion, la commande de lunchs et l’organisation des réceptions ;
• Vous enregistrez les absences pour maladie et les jours de congé non prévus des collaborateurs ;
• Vous assurez les commandes de fleurs en cas de maladie, d’accouchement ou de décès
• Vous prêtez main forte lors de la préparation de grosses expéditions ;