Assistant de direction

Véritable soutien à la direction des Services généraux, vous assistez le directeur général et la directrice des départements financiers principalement sur les plans administratif (gestion des agendas, des absences des collaborateurs, rédaction des courriers-notes-PV) et comptable (encodage des factures, suivi des subsides, rédaction des déclarations de créance, etc.).

Vous contribuez au bon fonctionnement et à l’image de citydev.brussels en fournissant des prestations de qualité.

VOS ACTIVITÉS

Secrétariat de direction

• Vous gérez l’agenda du Directeur Général et de la directrice des services financiers ;
• Vous rédigez et coordonnez les notes soumises aux organes de gestion (conseil d’administration, comité financier, assemblée générale, conseil de direction, staff général) ;
• Vous tenez à jour les dossiers internes, en faites le bon suivi et le classement ;
• Vous encodez et faites le suivi des congés des collaborateurs ;
• Vous êtes responsable de diffuser des documents sur intranet pour les différents départements (mises à jour) ;
• Vous rédigez des mails internes pour informer les collègues des informations importantes ;
• Vous diffusez certains documents (notamment liés aux procédures internes) en interne.
   

Services financiers

• Vous suivez les dossiers financiers ;
• Dans le cadre des contrôles périodiques effectués par les Réviseurs et la Cour des comptes, vous êtes chargé de coordonner les agendas, de communiquer en interne leurs jours de présence et de préparer les dossiers ;
• Subsides : vous rédigez et suivez les déclarations de créance auprès des organismes publics ;
• Vous transmettez les notes aux organes de gestion (CA/CF/AG/STAFF/CODIR), vous les envoyez au département traduction et y apportez les modifications nécessaires ;  
• Dans le cadre des voyages d’étude, vous faites le suivi administratif (demande des approbations nécéessaires en interne) et financier (encodage des bons de commande dans le logiciel ad hoc, suivi des factures et des notes de crédit) ;
• Vous encodez les factures.
   

Fleet & Insurance

• Vous assurez le suivis des marchés publics et des factures en EPM ;
• Vous contactez le fournisseur des voitures en cas de problèmes ;
• Vous assurez le suivi des dossiers auprès de vos collègues ;
• Vous êtes responsable de diffuser des documents d’assurance sur intranet (mises à jour).