Algemene informatie

• Functie: Administratief medewerker - tijdelijke functie
• Tewerkstellingspercentage: 50%
• Niveau: functieklasse B
• Departement:Faculteit Recht en Criminologie; RE23 - Criminologie, Strafrecht en Sociaal Recht
• Uiterste inschrijvingsdatum: 01-09-2022

Over de UGent

De Universiteit Gent is een wereld op zich. Meer dan 8.000 personeelsleden zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs en onderzoek, beheer en administratie, technische en sociale voorzieningen, enz. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De Universiteit Gent telt 11 faculteiten en meer dan 100 vakgroepen, die in elk van de wetenschappelijke disciplines hoogstaande en door onderzoek ondersteunde opleidingen aanbieden. De Universiteit Gent voert een actief gelijkekansen- en diversiteitsbeleid en moedigt iedereen aan te solliciteren.

Beschrijving

Voor de Faculteit Recht en Criminologie zijn wij op zoek naar een 50% Administratief medewerker. Het betreft een tijdelijke functie t.e.m. 31/05/2023 (vervanging verlofstelsel). Deze functie behoort tot de functieklasse B, die de salarisschalen 4.1 t.e.m. 6.2 behelst.

Jouw opdracht

Je biedt administratieve ondersteuning aan de professoren en de assistenten van de vakgroep Criminologie, Strafrecht en Sociaal Recht.

Jouw kerntaken

• Behandelen van confidentiële informatie en verzamelen van informatie en cijfergegevens over uiteenlopende beleidsaspecten (vakgroepvoorzitter);
• Organisatie: o.a. ondersteuning bij de organisatie en werking van vergaderingen;
• Financiën: o.a. boekhoudkundige verwerkingen in SAP en budgetopvolging;
• Personeel: o.a. opvolging van personeelsdossiers;
• Logistiek: o.a. aankoop en voorraadbeheer van kantoormateriaal en ICT-ondersteuning voor kantoortoepassingen; verkoop cursusmateriaal;
• Administratie: o.a. correspondentie, kopiëren van examens, organisatie examentoezicht, punteninbreng, communicatie met de studenten en organisatie van de verdeling van studiemateriaal, updaten van academische bibliografieën;
• Wetenschappelijke activiteiten: o.a. administratief-logistieke ondersteuning bij de organisatie van studiedagen en andere wetenschappelijke activiteiten.

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je hebt minimaal 1 jaar professionele ervaring in een gelijkaardige administratieve functie;
• Je hebt een goede kennis van het Engels en het Frans (mondeling en schriftelijk);
• Je hebt een gevorderde kennis van de courante softwarepakketten (MS Office) en bent bij voorkeur vertrouwd met elektronische leeromgevingen;
• Strekken tot aanbeveling:
  • Kennis van en ervaring met het boekhoudkundig softwarepakket SAP;
  • Kennis van en ervaring met dossier- en personeelsbeheer binnen een universitaire omgeving;
  • Kennis van en inzicht in ontwikkelingen en vernieuwingen binnen het hoger onderwijs.
  
  

Vaardigheden en attitudes

• Je bent administratief sterk (o.a. deskundig in schriftelijke verslaggeving);
• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden;
• Je bent communicatief en beschikt over goede sociale vaardigheden;
• Je hebt zin voor detail en afwerking;
• Je bent teamgericht;
• Je bent klantvriendelijk;
• Je werkt discreet;
• Je bent flexibel en hebt een postieve ingesteldheid;
• Je bent leerbereid en leergierig.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Maïthé Beels , vakgroepsecretaris via [email protected] of 092648492. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma van bachelor (of daarmee gelijkgesteld diploma) en je kan een kopie voorzien van je diploma op het moment van je kandidatuurstelling (inclusief een NARIC-gelijkwaardigheidsattest voor diploma’s behaald buiten de Europese Unie)
• Je bezorgt ons tijdig (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) alle gevraagde documenten (zie “Interesse?”)

Aan de toelatingsvoorwaarden moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum.

Ons aanbod

Je wordt tewerkgesteld in een vervangingsovereenkomst in functieklasse B met een verloning volgens salarisschalen 4.1 t.e.m. 6.2 afhankelijk van de relevante ervaring. Lees op onze website meer over de ATP-salarisschalen.

We bieden een boeiende job met een aantrekkelijke loopbaan, 36 dagen vakantieverlof aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen, een fietsvergoeding, terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een hospitalisatieverzekering, ecocheques en een ruim vormings- en opleidingsaanbod. Bekijk het volledig overzicht van onze personeelsvoordelen.

Selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit een dossierselectie, een eliminerend geschiktheidsonderzoek en een eindselectie. Het geschiktheidsonderzoek en de testen zullen op het niveau van de functie worden afgenomen. Je wordt bij elke stap in het selectieproces op de hoogte gehouden van je kandidatuur.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Voor meer informatie omtrent deze selectieprocedure kan je contact opnemen met de afdeling Werving en Selectie via [email protected]. Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.

Interesse?

Bezorg ons uiterlijk op 01-09-2022 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je hoogst behaalde diploma relevant voor deze functie. Heb je dit als huidige UGent-medewerker eerder ingediend, dan hoef je dit niet opnieuw te doen.
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door, maar solliciteer online via deze toepassing. Kandidaturen die ons op een andere manier bereiken (vb. via e-mail) kunnen we niet als ontvankelijk beschouwen.

Vragen over online solliciteren? Bekijk de FAQ.