Algemene informatie

• Functie: Administratief medewerker
• Tewerkstellingspercentage: 100%
• Niveau: functieklasse B
• Departement: Faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur ; EA01 - Architectuur & Stedenbouw
• Uiterste inschrijvingsdatum: 02-05-2022

Over de UGent

De Universiteit Gent is een wereld op zich. Meer dan 8.000 personeelsleden zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs en onderzoek, beheer en administratie, technische en sociale voorzieningen, enz. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De Universiteit Gent telt 11 faculteiten en meer dan 100 vakgroepen, die in elk van de wetenschappelijke disciplines hoogstaande en door onderzoek ondersteunde opleidingen aanbieden. De Universiteit Gent voert een actief gelijkekansen- en diversiteitsbeleid en moedigt iedereen aan te solliciteren.

Jouw opdracht

Samen met 2 andere collega’s sta je in voor de administratieve ondersteuning van de vakgroep en van de activiteiten van de 16 ZAP-leden van de vakgroep:

• Je staat in voor de financiële administratie: boekhoudkundige verwerking, bestellingen en facturen in SAP en budgetopvolging.
• Je zorgt voor ondersteuning in het beheer van onderzoeksprojecten: administratieve opvolging van de aanwerving van medewerkers, reisaanvragen en projectrapportering.
• Je verzorgt mee de permanentie van het vakgroepsecretariaat en je staat in voor de opvolging van algemene secretariaatstaken van de vakgroep.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Geertrui Ivens via [email protected]. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

• Je hebt enkele jaren ervaring in een administratieve functie
• Je hebt bij voorkeur ervaring met financiële administratie
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en van het Engels en een goede kennis van het Frans
• Je hebt een goede kennis van de courante softwarepakketten (MS Office)
• Je bent vertrouwd met boekhoudkundige softwareprogramma’s (bij voorkeur SAP)
• Vertrouwdheid met het beheer van onderzoeksprojecten is een pluspunt

• Je beschikt over sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• Je beschikt over sterke communicatieve en sociale vaardigheden
• Je bent nauwkeurig
• Je bent teamgericht maar je kan ook goed zelfstandig werken
• Je bent flexibel ingesteld
• Je bent discreet
• Je bent leergierig en bereid tot bijscholing

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma van master/bachelor/hoger secundair onderwijs (of daarmee gelijkgesteld diploma) en je kan een kopie voorzien van je diploma op het moment van je kandidatuurstelling (inclusief een NARIC-gelijkwaardigheidsattest voor diploma’s behaald buiten de Europese Unie)
• Je bezorgt ons tijdig (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) alle gevraagde documenten (zie “Interesse?”)

Aan de toelatingsvoorwaarden moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum.

Ons aanbod

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B met een verloning volgens salarisschalen 4.1 t.e.m. 6.2 afhankelijk van de relevante ervaring. Lees op onze website meer over de ATP-salarisschalen.

We bieden een boeiende job met een aantrekkelijke loopbaan, 36 dagen vakantieverlof aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen, een fietsvergoeding, terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een hospitalisatieverzekering, ecocheques en een ruim vormings- en opleidingsaanbod. Bekijk het volledig overzicht van onze personeelsvoordelen.

Selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit een dossierselectie, een eliminerend geschiktheidsonderzoek en een eindselectie. Het geschiktheidsonderzoek en de testen zullen op het niveau van de functie worden afgenomen. Je wordt bij elke stap in het selectieproces op de hoogte gehouden van je kandidatuur.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Voor meer informatie omtrent deze selectieprocedure kan je contact opnemen met de afdeling Werving en Selectie via [email protected]. Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.

Interesse?

Bezorg ons uiterlijk op 02-05-2022 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je hoogst behaalde diploma relevant voor deze functie. Heb je dit als huidige UGent-medewerker eerder ingediend, dan hoef je dit niet opnieuw te doen.
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door, maar solliciteer online via deze toepassing. Kandidaturen die ons op een andere manier bereiken (vb. via e-mail) kunnen we niet als ontvankelijk beschouwen.

Vragen over online solliciteren? Bekijk de FAQ.